Le Tableur EXCEL NOTIONS DE BASE Comme toute application informatique, un tableur permet de saisir des données, de faire des traitements sur ces données et de les afficher. Les originalités du tableur sont l'organisation des données et les fonctionnalités de haut niveau mises à disposition de l'utilisateur. Le tableur est très adapté pour manipuler des chiffres, des listes, pour effectuer des calculs, des statistiques. Il est utilisé dans les entreprises à des fins de secrétariat, mais aussi comme outil de direction important pour l'aide à la décision. Relié à des bases de données, il permet d'extraire puis de représenter avantageusement des informations, d'effectuer des synthèses, des bilans et des simulations qui serviront de bases aux décideurs. Présentation d'une feuille d'excel Les données (du texte, des nombres, des dates,...) sont stockées dans des cellules. Chaque cellule se trouve à l'intersection d'une ligne et d'une colonne dans une feuille de calcul. Un classeur est un ensemble de feuilles de calcul. Chaque élément, classeur, feuille de calcul, ligne, colonne, cellule est désigné par sa référence. La référence permet d'identifier précisément et sans ambiguïté un élément. Par exemple, les lignes portent des numéros comme 1,2,3..., les colonnes portent des lettres A,B,C,... et les cellules sont référencées comme à la bataille navale A1, B6, D3,... La notion de référence est primordiale dans le tableur. Elle est la base de l'élaboration de formules qui effectuent des calculs. On a la possibilité de nommer par un nom clair une ou des cellules et de remplacer ainsi la notation << bataille navale >> assez illisible. LES FONCTIONNALITES D'EXCEL Le tableur est utilisé dans l'entreprise pour l'informatique de gestion (exemples: facturation, comptabilité,...), la bureautique et l'informatique de décision (exemples : prévisions, prospectives, analyses,...). Face à une tâche à informatiser, il est important de faire une analyse des besoins afin d'orienter son choix vers l'outil approprié. La liste des fonctionnalités d'un tableur permet de cerner les problèmes auxquels il est adapté. Saisie de données Saisie directe des contenus des cellules. L'utilisateur tape directement les données dans les cellules du tableur. Ceci suppose un ensemble de commandes pour se déplacer dans la feuille, sélectionner des cellules, saisir, modifier des valeurs ou des formules, ou encore créer des formulaires types et des macros. Importation de données depuis d'autres sources (Bases de données, traitements de texte...). Souvent, l'entreprise possède une base de données où sont rangées les informations relatives à son activité. Le tableur permet de les lire directement dans la base (sans les ressaisir) pour les manipuler. (Données externes -- MS query) Les informations peuvent aussi provenir d'autres logiciels, de l'utilisation d'un scanner ou de dispositifs industriels. (Importation) Traitement de données ====> Stockage des données Les feuilles et les classeurs peuvent être enregistrés et servent ainsi de zones de stockage d'information. ====> Calculs mathématiques scientifiques, financiers, statistiques ... sur les nombres, les dates et les heures. Il existe bon nombre de fonctions prédéfinies qui permettent aisément d'établir des statistiques, faire des cumuls, (par exemple un compte de résultat ou un bilan). ====> Résolution de problèmes (maximisation de gains, minimisation de pertes...). Le tableur permet aussi de trouver les données qui optimisent ou qui permettent d'atteindre un résultat. Par exemple << Combien dois-je faire de kilomètres par an avec ma voiture pour qu'une imposition aux frais réels soit avantageuse ? >> ====> Simulations. Le tableur permet de faire automatiquement des calculs sur un ensemble de données possibles et de présenter les résultats obtenus dans chaque cas. Par exemple, supposons qu'une société veuille lancer une nouvelle gamme de produit, elle construit plusieurs scénarios de ventes et le tableur calcule quels seraient les éventuels bénéfices ou pertes dans chacun des cas. ====> Synthèses. C'est l'ensemble des opérations qui permettent de rassembler plusieurs résultats en un seul. Par exemple, une société peut construire un bilan de son activité en reprenant chacune des feuilles de ses représentants. ====> Analyse. Le tableur peut participer à l'analyse de données, offrir des outils pour interpréter l'observation d'ensembles de résultats (traitement d'enquêtes, ...). Présentation des résultats La richesse du tableur est aussi de pouvoir présenter sous une forme agréable et publiable les feuilles de calculs. Les formats attribués aux cellules sont le premier moyen de parvenir à un document clair. La couleur, les encadrements, les dessins, permettent de mettre en valeur un tableau. Un grapheur est associé au tableur et affiche des histogrammes, des camemberts, ... à partir des informations sur la feuille de calcul. Dans cette partie on va se contenter de présenter : Les fonctions souvent utilisées en gestion ( recherche V ,somme si , NBval.........., ), Comment construire un tableau croisée dynamique, Les représentation graphiques sous EXCEL Mais surtout des astuces pour faire un tableau présentable, automatique, et facile à lire ( tableau professionnel) Commençons les cours
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